Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Как регистрируют входящие документы

Документы, которые нельзя регистрировать

Попробую очень поверхностно перечислить документы, которые нельзя регистрировать как входящие/исходящие. Это: договоры поставки, договоры подрядных организаций, оферты договоров, первичные бухгалтерские документы (накладная, счет-фактура), коммерческие предложения, а также все-все-все, что не является деловым письмом.

Безусловно, все выше перечисленные документы важны, никто не умаляет их ценности. Однако, они не являются корреспонденцией, а это значит, не требуют внесения в журнал регистрации и простановки номера. В ваших журналах входящей и исходящей документации им места нет!

Немного особняком стоит судебная корреспонденция. Я лично ни разу не видела, чтобы суд отправил постановление, исполнительный лист или повестку с сопроводительным письмом. По согласованию с юридической службой для таких документов можно сделать исключение и помещать их в журнал входящих документов со специальной пометкой либо учитывать отдельно. Но счета-фактуры или акты выполненных работ, однозначно, не регистрируются как входящие или исходящие.

Как документы поступают в организацию

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

Предлагаем ознакомиться  Уставные и учредительные документы в чем разница

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

— факс,

— экспресс-почта.

Поставить коллег на место

Как регистрируют входящие документы

Не бойтесь требовать от коллег составления сопроводительных писем к отправляемым ими документам. Сопротивление, конечно, неизбежно, но постепенно нужно доносить эту мысль до всех.

Впрочем, если вы будете учить каждого уму-разуму, то вам просто может не хватить рабочего времени на исполнение своих должностных обязанностей. Поэтому это правило  о сопроводительном письме следует зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству (обычно это инструкция) или же в простом приказе по основной деятельности.

Ценный совет

В заключении поделимся профессиональным секретом. Документы имеют обыкновение теряться. Представим ситуацию, что вы получили документы, которые не требуют регистрационного учета, вы их коллегам передали. Проходит время, а документ никто не может найти. Вот для того, чтобы секретаря не сделали «крайним» и не обвинили во всех смертных грехах сразу, советуем передавать все документы под расписку. Как именно регистрировать нерегистрируемое, рассказывается в этой статье.

Регистрация входящих документов: основные правила

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Предлагаем ознакомиться  Уничтожение секретных документов. Правовая база. Порядок и методы уничтожения архивных документов

Процесс регистрации

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Оцените статью
Юриспруденция
Adblock detector