Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

По просьбе вашей коллеги

12. Отсутствие истории переписки

Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости — приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.

Как не надо

Елена, мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

Лучше так

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Добрый день, Елена! Мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

Открывать непонятные письма небезопасно, поэтому послание без темы рискует отправиться в спам. Естественно, человек будет очень злиться, когда обнаружит, что под словами «Зина, резина» скрывался важный документ от менеджера завода по производству шин Зинаиды.

Как не надо

Тема: важное письмо от Анны!

Лучше так

Если вы активно переписываетесь с кем-то в чате, адресат в курсе, о чём идёт беседа, и легко может вернуться к началу диалога, крутанув колесо мыши. Но когда вы изредка обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него надо.

Облегчите человеку задачу: в одном абзаце напомните, о чём идёт речь.

Как не надо

По поводу вопроса, по которому мы общались в апреле: руководитель одобрил.

Лучше так

В апреле мы обсуждали сотрудничество по запуску ракеты в космос. Вы предлагали предоставить часть топлива в обмен на 20% акций нашей компании. Руководитель одобрил сотрудничество, можем начинать переговоры.

Выполнение просьб: чего мы ждем и чем рискуем

У нас есть определенные позитивные ожидания, связанные с выполнением просьбы руководства. Но каждому ожиданию соответствует и определенный риск.

Ожидания Риски
Доверительные отношения
Мы думаем, что сам факт обращения к нам с личной просьбой свидетельствует о доверительных отношениях, которые сложились между нами и начальником. И в случае успешного выполнения порученного дела эти доверительные отношения только закрепятся и углубятся
Просто использование
Человек, который безотказно делает все, что попросят, редко вызывает уважение. И то, что можно принять за доверительные отношения с начальством, на деле оказывается обычным паразитированием
Благодарность, выраженная в определенных благах (например, регулярные премии или продвижение по службе)
Мы надеемся, что босс не оставит своим вниманием того, кто откликается на его просьбы, и осыплет исполнителя различными «пряниками»
Отсутствие всякой благодарности
Между тем далеко не всегда можно дождаться элементарного спасибо, не говоря уже о каких-то материальных благах. Шеф наверняка прибережет их для тех сотрудников, которые демонстрируют профессионализм, а не безотказность
Возможность озвучить встречную просьбу
У каждого из нас порой возникает необходимость попросить шефа о чем-нибудь (уйти пораньше, взять внеплановый отпуск, сдвинуть график работы и т. д.). И в этом смысле проще обратиться к человеку, которому ты сам периодически оказываешь услуги
Надолго стать заложником личных просьб босса
Встречные просьбы только закрепляют формат отношений «ты мне — я тебе». И в силу более высокого положения шефа личных просьб с его стороны может стать еще больше.
Кстати, по результатам опроса, который проводила компания HeadHunter, 44% респондентов от выполнения личных поручений начальства никакой практической выгоды не получили
Предлагаем ознакомиться  Кредит доступное жилье

2. Фраза «Доброго времени суток»

Если вы пишете деловое письмо не прямиком из двухтысячных годов, то выбирайте более современные формулировки. Неважно, что вы не можете предсказать, когда именно собеседник прочитает сообщение. Вариант «добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо. А «доброе время суток» оставьте полумёртвым форумам из прошлого.

Как не надо

Доброго времени суток, анон!

Лучше так

Добрый день, Пётр!

Спасибо, конечно, в карман не положишь, но досрочная благодарность ставит собеседника в неловкое положение. Воспитанный человек почувствует себя обязанным выполнить вашу просьбу, даже если будет понимать, что не должен этого делать. И вы запомнитесь тем, что подкидываете проблем.

Если собеседника всё-таки надо подстегнуть, лучше опишите, чем ему выгодно отозваться на вашу просьбу.

Как не надо

Просьба

Пожалуйста, привезите мне, батюшка, цветочек аленький. Заранее спасибо.

Лучше так

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Батюшка, прошу привезти мне цветочек аленький. В перспективе это позволит нам перейти из купеческого сословия в дворянское.

Как грамотно сказать начальнику «нет»

Отказывать шефу нужно с умом, чтобы не навредить себе. Вот несколько правил.

ПРАВИЛО 1.Справьтесь с нахлынувшими эмоциями.

Даже если прозвучавшая просьба глубоко вас возмутила, не показывайте этого. Если вспылить, количество проблем только увеличится. Ведь потом придется разбираться еще и с тем, что вы успеете наговорить, не контролируя себя. Вдруг вы припомните, что «на вас все ездят», и тогда обидятся уже ваши коллеги, или «вообще не нанимались», и тут уже будет о чем задуматься работодателю…

ПРАВИЛО 2.Аргументируйте свой отказ.

Аргументов для отказа немало. Предлагаем несколько вариантов.

Вариант аргументации Примерные фразы
Сослаться на объем работы К сожалению, сейчас я никак не могу это сделать. У меня очень много работы. Если я сейчас переключусь на вашу просьбу, то отчет, который Вы велели подготовить до вечера, не будет сделан
Предложить альтернативу Боюсь не учесть массу мелких нюансов, подбирая Вашей жене отель в Альпах. Но моя хорошая приятельница работает в турагентстве, могу дать ее контакты
Посетовать на отсутствие знаний/умений/компетенции, необходимых для выполнения просьбы Я действительно раньше неплохо знала немецкий, но давно не практиковалась, поэтому могу неточно перевести инструкцию к Вашей машине
Переложить ответственность за отказ на третье лицо/обстоятельства Я бы с радостью, но мой непосредственный руководитель этого не одобряет
Я бы рада заполнить Вам анкету для визы, но с утра закапала глазные капли и у меня все двоится
Предлагаем ознакомиться  Как регистрируют входящие документы

ПРАВИЛО 3.Отказ не должен быть завуалированным.

Например, шеф просит вас в свой выходной заехать к его двоюродной бабушке и завезти продукты, мол, вы рядом с ней живете. С вашей стороны совершенно естественна реакция неудовольствия. Но помните: ваша недовольная гримаса — это еще не озвученный отказ! Лучше скажите прямо: «Извините, но я не смогу этого сделать, у меня самой много планов на этот день», чтобы у просящего не оставалось иллюзий и ложных надежд.

По просьбе вашей коллеги

ПРАВИЛО 4.Призовите на помощь формальности.

1. Время на выполнение своих непосредственных служебных обязанностей.

Согласно опросу HeadHunter 52% опрошенных могли выполнять личные поручения начальника в рабочее время. Но тогда в какое время они делали свою собственную работу?

https://www.youtube.com/watch?v=upload

2. Уважение к самому себе.

Если мы делаем то, что нам претит, мы психологически разрушаемся. Стоит ли выполненная просьба начальника своих собственных внутренних проблем?

3. Уважение начальника.

Вряд ли шеф (если он нормальный человек) уволит вас с работы за то, что вы не сбегали ему за булочками. Скорее всего, будет обратный эффект. Если вы аргументированно и твердо обозначили свою позицию, то вы проявили себя как зрелая личность, с которой возможен конструктивный диалог и эффективное взаимодействие.

В небольших компаниях сотрудникам волей-неволей приходится помогать руководителю решать его личные задачи. В крупных организациях дистанция длинней. Там барьер возводится намеренно, чтобы минимизировать контакты персонала и топ-менеджера. В таких компаниях весь груз неформальных поручений ложится на личного референта. Но от личных просьб своего непосредственного начальника все равно полностью застраховаться нельзя.

Так идти у шефа на поводу или нет? Решать только вам! Ведь вы лучше знаете внутреннюю кухню вашей фирмы. Но все-таки советуем предварительно ответить самим себе на два вопроса: «Что я приобрету, выполнив просьбу?» и «Что я потеряю, не выполнив просьбу?»

13. Неумелое обращение с ветками писем

Удивительно, как много ошибок можно сделать в таком коротком отрезке текста. Во-первых, многие восприняли правило «обращение выделяется запятыми» буквально. Это порождает шедевры вроде «Уважаемый, Антон Михайлович». Обращение — это не только имя, но и зависимые от него слова.

Во-вторых, внимательно проверяйте, как зовут адресата. Не называйте Алексеев Александрами, Марин Мариями и расшифровывайте инициалы.

Как не надо

Глубокоуважаемый, А. М.

Лучше так

Уважаемый Антон Михайлович!

Почтовые сервисы и агенты позволяют работать с ветками писем. Это действительно полезный инструмент, если обращаться с ним правильно. Но получается не у всех.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Возможно, вы уже становились жертвой массовой рассылки, участники которой отвечают не непосредственно автору, а всем. В итоге неинтересная вам беседа переполняет почтовый ящик, а вы придумываете кары тем, кто не может отыскать нужную кнопку. При этом в общее инфополе нередко попадает информация, не предназначенная для чужих глаз.

Предлагаем ознакомиться  Приказ о введении вахтового метода работы образец

У медали есть и обратная сторона: когда в важной беседе один из участников отвечает не всем, а кому-то одному. И получатель вынужден тратить кучу времени на пересылку писем, вместо того чтобы выполнять свою работу.

По просьбе вашей коллеги

А что в деловой переписке бесит вас? Делитесь в комментариях.

4. Сокращения и односложные ответы

Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно. А ваше «ОК» может означать что угодно. К тому же сокращения экономят не так много времени.

Как не надо

Утро! Ок. Пжлст, вышли отчёт до обеда, планёрка в 12.

Лучше так

Доброе утро, Игорь! Все данные вышлю до конца рабочего дня. Планёрку назначили на 12 часов. Пожалуйста, пришлите отчёт до обеда.

5. Юмор и метафоры

Деловое письмо не должно оставлять простора для интерпретаций. Все слова употребляются в прямом значении и не предполагают различных толкований. Иначе ждите дополнительного витка переписки, в котором вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.

Как не надо

Юлия, как говорится, на чужой роток не накинешь платок, поэтому пускай болтают, перемелется — мука будет.

Лучше так

Юлия, предлагаю никак не реагировать на инфоповод. Законно опровергнуть этот факт мы не можем, оправдания только подогреют интерес к истории. Если через неделю всё не утихнет, будем думать над новой стратегией.

6. Восклицательные знаки

Восклицательные знаки и в художественных текстах используются нечасто, потому что призваны выражать сильные чувства. Деловое письмо — это не площадка для экспрессии, даже если вам очень хочется высказать собеседнику, что вы о нём думаете.

Вы, может, ничего особенного не имели в виду, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом, что он, вероятно, делает что-то не так. Поэтому держите и чувства, и сочетание клавиш Shift 1 под контролем. Восклицание уместно только в обращении.

Как не надо

Мария! Благодарю за оперативный ответ!!! Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы истратили на скрепки 3 миллиона рублей. И ещё 1 миллион на бумагу!

Лучше так

Мария, благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы также потратили 3 миллиона рублей на скрепки и 1 миллион на бумагу.

7. Обилие канцелярита

Стремление выражаться более формально зачастую порождает монструозные конструкции, в которых крайне тяжело разглядеть смысл. Не злоупотребляйте сложными оборотами и пишите проще.

Как не надо

Касаемо ситуации с отделом учёта и отчётности, нашими сотрудниками приняты все меры по обеспечению подразделения работающими устройствами для печати путём замены картриджей в принтерах.

Лучше так

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Системный администратор заменил картриджи в принтерах в отделе учёта и отчётности, нужные договоры распечатаны.

Оцените статью
Юриспруденция
Adblock detector