Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Документы предприятия общественного питания

Документооборот

(с изменениями на 16 июня 2014 года)

____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: приказом Минсельхоза России от 16 июня 2014 года N 195. ____________________________________________________________________

1. Утвердить прилагаемый Регламент использования электронной подписи при работе с электронными документами в Системе электронного документооборота Минсельхоза России (далее — Регламент).

2. Депуправделами (В.В.Тимофееву):утвердить Инструкцию пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России;обеспечить подготовку рабочих мест работников Минсельхоза России и эксплуатацию средств электронной подписи;организовать проведение методических занятий с работниками Минсельхоза России по использованию электронной подписи в Системе электронного документооборота Минсельхоза России.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

МинистрН.В.Федоров

ПриложениеУТВЕРЖДЕНприказом Минсельхоза Россииот 27 февраля 2013 года N 122(В редакции, введенной в действиеприказом Минсельхоза Россииот 16 июня 2014 года N 195. -См. предыдущую редакцию)

I. Общие положения

Документы предприятия общественного питания

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования электронной подписи (далее — ЭП) при работе с электронными документами в системе электронного документооборота Минсельхоза России при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и электронной отправки, а также специфических функций по применению ЭП;

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В Регламенте используются следующие термины и определения:аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен заявленному;владелец сертификата ключа проверки электронной подписи — лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицами, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минсельхоза России;документооборот — движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;ключ проверки электронной подписи — уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

носитель ключевой информации — физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.подписант — должностное лицо Министерства, имеющее право подписи документа;подлинник документа — первый и единственный экземпляр документа;

пользователи — работники Минсельхоза России, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);прикрепленный файл — текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы — пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее — Депуправделами) и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

электронный документ — документ, информация в котором представлена в электронной форме;средства электронной подписи — шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

Журнал учета использования ЭЦП

сертификат ключа проверки электронной подписи — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр — юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;участники электронного взаимодействия — государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане осуществляющие обмен информацией в электронной форме;

электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанная с такой информацией, которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе;

1.4. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Предлагаем ознакомиться  Образец служебной записки: "Довожу до вашего сведения...."

1.5. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.6. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств — защищенных электронных носителей ключевой информации (token).

1.7. Правом подписи внутренних электронных документов и согласования (визирования) документа в СЭДО с использованием ЭП наделяются заместители Министра, директора и заместители директоров департаментов Министерства.

1.8. Право согласования (визирования) электронных документов ЭП имеют все сотрудники Министерства, которым установлен соответствующий признак в СЭДО.

1.9. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, на котором установлены программные средства ЭП, после выполнения необходимых настроек СЭДО.

1.10. Подключение подсистемы ЭП в СЭДО производится на автоматизированных рабочих местах работников Министерства (далее — АРМ).

1.11. Для выполнения действий, устанавливаемых настоящим Регламентом, пользователям производится установка программных средств ЭП, соответствующая настройка АРМ СЭДО и выдача ключей ЭП.

1.12. Пользователь, подписавший документ ЭП, несет ответственность за его содержание.

2.1. Работа пользователя в СЭДО с использованием ЭП осуществляется в соответствии с Инструкцией пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России (Действующая версия инструкции размещена в СЭДО в «личной папке» в подпапке «мои документы» пункт «Документация по системе»).

2.2. Регистрация документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии.Основой построения СЭДО является регистрация документов — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и распределения.

адресант (указывается наименование организации, откуда поступил документ, для обращения граждан — фамилия, имя, отчество гражданина);адресат (указывается наименование организации или фамилия, имя, отчество должностного лица, на чье имя поступил документ);фамилия и инициалы лица — исполнителя документа;вид документа;

Как использовать ЭЦП в организации

дата документа (проставляется число, присвоенное организацией — автором документа);номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией — исполнителем документа);дата поступления документа;входящий номер документа;наименование либо аннотация документа;сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;общее количество листов приложений;указания по исполнению документа (резолюция);должность, фамилия и инициалы исполнителя;отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу).Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО — регистратор заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

Требования по обеспечению безопасности хранения ЭЦП

Требования к журналу учета ЭЦП, а также к документам по информационной безопасности указаны в Приказе от 13.06.2001 г. под номером 152, опубликованном Федеральным агентством правительственной связи и информации (ФАПСИ). Приказ прописывает определения средств криптографической защиты информации, ключевой информации, а также правила по хранению, обработке, передаче данных.

Приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г N 152 

Все внутренние положения, регламенты и инструкции по использованию средств электронной цифровой подписи должны строиться на этих управляющих документах и отвечать их требованиям.

Примерный перечень документов по приведенной схеме

Схема движения документов у каждого предприятия будет своя, поскольку зависит она от многих факторов, среди которых тип, размер предприятия, количество обособленных подразделений и т.д.

Самый простой перечень операций, связанных с приготовлением и реализацией блюд, выглядит следующим образом:

  • приобретение сырья и товаров;
  • формирование плана-меню;
  • формирование требования на получение сырья из кладовой;
  • перемещение сырья на производство (кухню);
  • списание сырья в производство;
  • поступление готовых блюд из производства;
  • реализация блюд потребителям;
  • поступление денежных средств.

Перечень используемых первичных документов у каждого заведения также будет свой. Напомним, что Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании и Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, а также по применению ККТ утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Поставщики (юридические лица, индивидуальные предприниматели, ¦
¦ физические лица) ¦
-------------------------------------------------------------------------
¦ товарная накладная (ф. ТОРГ-12), закупочный акт (ф. ОП-5) ¦
L-----------T------------------------T-------------------------------------
¦/ ¦/
---------------------¬ -------------------------¬ ----------------------¬
¦ Кладовая ¦ ¦ Производство (кухня) ¦ ¦ Реализация (залы ¦
----------T--------- ----------T------------- ¦ ресторана, бар и ¦
¦ Ведомость¦Накладная -{amp}gt;¦Требование¦ Дневной -{amp}gt;¦ т.д.) ¦
¦(ф. ОП-16)¦на отпуск¦{amp}lt;- в кладовую¦заборный лист¦ ---------------------
¦ ¦(ф. ОП-4)¦ ¦ (ф. ОП-3)¦ (ф. ОП-6) ¦ ¦ Расчетные документы ¦
¦ ¦ ¦ ---------- ------------- ¦ (справка-отчет ¦
¦ ¦ ¦ ¦Ведомость учета движения¦ ¦кассира-операциониста¦
¦ ¦ ¦ ¦ продуктов и тары на ¦ ¦ (ф. КМ-6), Z-отчет) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ кухне (ф. ОП-14) ¦ ¦ ¦
L---------- T--------- L------------T------------ L----------T-----------
¦/ ¦/ ¦/
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Бухгалтерия ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Поставщики — кладовая (производство). Для обеспечения нормальной работы заведения питания необходимо иметь запасы сырья и покупных товаров, которые хранятся в специальном помещении — кладовой. В небольших предприятиях она может отсутствовать, и сырье (товары) в этом случае поступает сразу в производство (на кухню).

Предлагаем ознакомиться  Повторный таможенный досмотр

От поставщиков (юридических лиц и предпринимателей) сырье и товары поступают на основании заключенных договоров. При отгрузке товаров поставщик выписывает сопроводительные документы: товарную накладную (ф. ТОРГ-12), счет-фактуру {amp}lt;2{amp}gt;, доверенность {amp}lt;3{amp}gt;, товарно-транспортную накладную (ф. 1-Т {amp}lt;4{amp}gt;) или транспортную накладную {amp}lt;5{amp}gt; и т.д.

При покупке сырья и товаров (в необходимых случаях) в розничном магазине подотчетным лицом (например, когда быстро нужно купить недостающий продукт), подтверждающими документами будут являться: авансовый отчет (унифицированная ф. АО-1 {amp}lt;6{amp}gt;), чек ККТ, товарный чек и др.

При приобретении товаров и сырья у физических лиц применяется закупочный акт (ф. ОП-5). Составляется он в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации (один — для продавца, другой — для заведения питания).

Кладовая. По мере поступления сырья и товаров на основании полученных документов на ТМЦ кладовщик оформляет приходный ордер (ф. М-4). Отпуск продуктов (товаров) из кладовой в производство (кухню) осуществляется на основании требования в кладовую (ф. ОП-3). При этом в двух экземплярах оформляется накладная на отпуск товара (ф. ОП-4): один экземпляр передается материально ответственному лицу — получателю товара, второй вместе с товарным отчетом сдается в бухгалтерию.

Форму товарного отчета можно найти в Приложении 2 к Методике учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности {amp}lt;7{amp}gt;. Пунктом 4.3 данного документа установлено, что этот отчет вместе с приходно-расходными документами кладовщик сдает в бухгалтерию ежедневно либо один раз в два-три дня (если руководство примет соответствующее решение). Оформляется он в двух экземплярах (второй с подписью работника бухгалтерии остается у кладовщика).

Также материально ответственные лица (кладовщики) ведут складской учет продуктов, товаров и других материальных ценностей. Данные об их поступлении и выбытии в день совершения операции заносятся в карточки учета материалов (ф. М-17). По окончании каждого месяца (либо на дату проведения инвентаризации) на основании этих карточек кладовщик заполняет ведомость учета остатков продуктов и товаров на складе в кладовой (ф. ОП-16). Ведомость проверяется бухгалтером, и правильность выведения остатков подтверждается его подписью.

Производство (кухня). В первую очередь отметим, что на все реализуемые блюда составляются (лицом, которому поручено это делать, например бухгалтеру-калькулятору) калькуляционные карточки (ф. ОП-1), применяемые для определения цены продажи отдельно на каждое блюдо (изделие) с помощью калькуляции. При изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье в свободных графах карточки определяется новая цена блюда.

Подпись каждого расчета цены подтверждается подписями заведующего производством, лица, составляющего калькуляцию, и утверждается руководителем. Калькуляционные карточки регистрируются в специальном журнале. Для расчета используются сборники рецептур. При изготовлении фирменных и новых блюд {amp}lt;8{amp}gt;

Ежедневно накануне дня приготовления пищи заведующий производством (бригадир) составляет план-меню (ф. ОП-2), утверждает его руководитель организации. Он необходим для определения меню на каждый день. На основании плана-меню, калькуляционных карточек заведующий производством составляет требование в кладовую (ф. ОП-3).

В нем он указывает количество продуктов, которое нужно получить в кладовой. Документ оформляется с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатка сырья на производстве (кухне) на начало дня и утверждается руководителем предприятия. Дополнительный отпуск продуктов из кладовой на производство (кухню) в течение дня может производиться по дополнительному требованию. Поступающие на производство (кухню) продукты передаются под отчет заведующему производством.

При передаче готовых блюд в раздаточные, если они отделены от производства (кухни), в филиалы, буфеты заведующим производством (шеф-поваром) оформляются накладная на отпуск товара (ф. ОП-4), накладная на внутреннее перемещение (ф. ТОРГ-13) или дневной заборный лист (ф. ОП-6). Для стоимостного учета отпуска готовых изделий из производства (кухни) по заборным листам (накладным) применяется также опись дневных заборных листов (накладных) (ф. ОП-7).

Ежедневно заведующий производством составляет ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (ф. ОП-14). Основанием для ее заполнения являются накладные на отпуск товаров (ф. ОП-4), акты о реализации и отпуске изделий кухни (ф. ОП-10), дневные заборные листы (ф. ОП-6), накладные на внутреннее перемещение (ф.

Предлагаем ознакомиться  Учитель ударил ученика какая статья

ТОРГ-13), акты о списании товаров (ф. ТОРГ-16) и другие первичные документы. Ведомость составляется в двух экземплярах, один с приложением всех приходных и расходных документов сдается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у заведующего производством. К данному документу прилагаются также план-меню и один экземпляр меню для посетителей.

Реализация. При применении ККМ оформляются соответствующие документы: в конце дня на основании Z-отчета и выручки в кассе оформляются справка-отчет кассира-операциониста (ф. КМ-6), журнал кассира-операциониста (ф. КМ-4) или журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (ф. КМ-5).

Бухгалтерия. Практически все документы, составляемые от закупки до реализации готовых блюд, поступают в бухгалтерию.

 Наименование
документа
 Количество
экземпляров
Ответственное
лицо
   Срок   
исполнения
     Срок    
представления
в бухгалтерию
(срок
обработки
документа)
     Срок    
представления
в архив и
ответственное
лицо
 Примечание
 Накладная на
отпуск
товара
(ф. ОП-4)
     2     
Кладовщик    
В момент  
передачи
сырья и
товаров из
кладовой
Ежедневно    
По истечении 
текущего
календарного
года
(бухгалтер)
Составляется
на основании
требования в
кладовую
(ф. ОП-3)
 ...и т.д.   

Приложение. Регламент использования электронной подписи при работе с электронными документами в системе электронного документооборота Минсельхоза России

МинистрН.В.Федоров

I. Общие положения

Документ должен включать все принципы использования ЭЦП в организации и содержать следующие разделы:

  • термины и определения;
  • нормативные ссылки;
  • основные положения;
  • требования к использованию ЭЦП;
  • организация работы с носителями ключевой информации;
  • правила получения сертификата ключа ЭЦП;
  • правила предоставления данных о статусе сертификата ЭЦП;
  • порядок использования ЭЦП;
  • условия признания юридической силы ЭЦП;
  • порядок отзыва сертификата ключа ЭЦП;
  • процедура восстановления работы ранее приостановленного сертификата ЭЦП.

Дополнительно к документу указываются ссылки на положения по электронному документообороту, а также на приложения в виде журнала учета электронной подписи, акта уничтожения ключевых носителей и т.д.

Пользователи, имеющие доступ к средствам электронной подписи, несут ответственность за ее сохранность согласно ФЗ-63. Список лиц, имеющих доступ к носителям ключевой информации, должен быть составлен руководством организации и зафиксирован в журнале учета выдачи электронной подписи.

Руководство организации также обязано назначить сотрудника, ответственного за осуществление электронных взаимодействий со сторонними агентами, и наделить его правом устанавливать электронную подпись соответствующим приказом.

Директор отдела информационной безопасности по согласованию с руководителем организации назначает ответственных за установку на рабочих местах средств для работы с ЭЦП. Контроль за использованием средств электронной подписи, а также за хранение и безопасность ЭЦП ложится на сотрудников компании.

Носитель электронной цифровой подписи изготавливается в удостоверяющем центре и обслуживается сторонней организацией. Генерация ключей и их запись на токен (ключевой носитель) происходит на специальном сертифицированном оборудовании с использованием регламентированных технологических процессов. Формирование ключей ЭЦП, а также их маркировка учитывается в обязательном порядке в журнале учета ЭЦП организации. ЭЦП выдается сотруднику под роспись.

Установка на рабочее место ПО АРМ от КриптоПро призвано гарантировать безопасность ключевой информации. Для возможности восстановления сертификата ключевой подписи в случае поломки носителя создается его копия на персональном компьютере. Безопасность информации во время копирования информации обеспечивается переносом данных только при помощи ПО «‎АРМ Генерация ключей». Носители ЭЦП маркируются специальными этикетками с номерами, соответствующими записи в журнале выдачи ЭЦП.

На ПК должно быть установлено только лицензионное ПО последней версии. Обновление программного обеспечения обязательное условие безопасного использования средств ЭЦП. Также на ПК устанавливается антивирусное программное обеспечение с регулярным обновлением, а все съемные носители и файлы, запускаемые из сети, должны проверяться антивирусом перед открытием. Рекомендуется использовать ограничение IP-диапазона, блокировку сетевых атак и средства фильтрации трафика.

Пример заполнения журнала использования ЭЦП

Пример заполнения журнала использования ЭЦП в организации

Образцы документов

Регламент, а также положение по использованию и хранению электронной цифровой подписи составляются юридическим и IT-отделом исходя из требований приказа ФАПСИ № 152.

Образец для скачивания журнала учета ЭЦП в организации.

Пример регламента использования ЭЦП в организации.

Образец положения по использованию и хранению ЭЦП.

Для всех юридических лиц являются обязательными к выполнению требования Приказа ФАПСИ № 152 по обеспечению безопасности использования электронной цифровой подписи. Каждая организация должна вести журнал учета ЭЦП в организации по образцу, а также иметь регламент и положение по использованию, обеспечению сохранности и уничтожению ЭЦП.

Документы должны содержать такие разделы, как требования к ЭЦП, организация хранения подписи и правила использования подписи, порядок отзыва сертификата и процедура восстановления ранее приостановленного. Составляются документы юридическим отделом и отделом информационной безопасности исходя из рекомендаций и требования ФАПСИ.

Оцените статью
Юриспруденция
Adblock detector