Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Порядок передачи документов при смене руководителя

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

Типичные ошибки Корректировка
Не прописано место издания (либо оформления) акта Данный реквизит является обязательным, указывается в шапке.

Записывается населенный пункт, где составлялся (издавался) акт

У документа отсутствует заголовок 1.      Стандартно заголовок указывается во всех документах формата А-4.

2.      Он должен быть коротким, четким, соответствовать смысловому содержанию текста.

3.      Записывается без кавычек и точки в конце.

4.      В рассматриваемом варианте заголовок звучит так: 

Акт № приема-передачи дел при смене директора

В шапке записано сокращенное название организации

(«Василек»)

Название прописывается полностью согласно уставным документам общества.

Допускается под полным названием записывать его в скобках сокращенно.

Пример:

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд  настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -— 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора

В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.

По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

  1. Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
  2. Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
  3. Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
  4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  5. Наличествующие протоколы общих собраний учредителей -—
  6. Приказы по личному составу -—
  7. Личные дела -—
  8. Личные карточки -—
  9. Договоры с контрагентами -—
  10. Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Пример составленного акта приема-передачи дел

Порядок передачи документов при смене руководителя

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -— Васильевым М. М.

Данный документ не имеет унифицированной формы либо какого-либо рекомендуемого типового бланка. Посему организации самостоятельно разрабатывают под него шаблон либо составляют его в свободной форме. Оптимальным вариантом здесь будет утверждение соответствующего Положения о передаче документации (дел) при высвобождении от должности главы организации. В него следует включить как минимум:

  • перечень конкретных документов, которые должен передать бывший директор вновь избранному (учредительные, бухгалтерские, правоустанавливающие, организационно-распорядительные и т. д.), с указанием их названий, количества;
  • необходимость составления акта приема-передачи дел, используя при этом специально разработанную для этого форму, с включением требуемых сведений, приложений и т. п.;
  • дополнительные нормативы и положения, предусматривающие привлечение третьих ответственных лиц к подготовке, оформлении данного акта.
Предлагаем ознакомиться  Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Вся документация, которая подлежит передачи по действующему в организации Положению, должна пройти предварительную проверку на предмет полноты, соответствия, достоверности. Только после этого проводится ее передача, а сам факт передачи оформляется приемо-передаточным актом. Как принято, составляется 2 экземпляра приемо-сдаточного акта, один из которых новый директор забирает себе. Второй отдают бывшему руководителю.

Разрешается заполнять бланк акта приема-передачи документов от руки и печатью на рабочем компьютере. Для этого используется обычный лист формата А4. Заверять печатью акт не обязательно, а вот подписать его должны все ответственные полномочные лица (в первую очередь оба директора, бывший и новый, а затем и остальные присутствующие лица).

При разработке приемо-сдаточного акта за основу берется стандартная структура документа. Она должна иметь его все необходимые составные части и отображать факт передачи документации от одного руководителя другому. Структура акта должна предусматривать занесение следующих сведений:

  1. Дату, место оформления акта (число, месяц, год, город).
  2. Выполняемые действия (сдача и принятие документов бывшим директором вновь избранному, с указанием основания).
  3. Список передаваемой документации, оформленной, например, в виде таблицы, составленной по схеме: № п/п – название документа – датировка – прочие реквизиты – число страниц каждого из них – примечание. Краткое содержание, описание каждого переданного документа.
  4. Перечисление фактов, свидетельствующих о наличии конкретных недостатков, выявленных при передаче документов (отсутствие печатей, штампов, прочие нарушения).
  5. Подпись полномочных лиц (бывшего директора, передавшего полномочия с документацией, и нового директора, которые их принял).
  6. Составитель акта приема-передачи (Председатель, члены комиссии – должность, подпись каждого с расшифровкой).
  7. Список иных присутствующих лиц и их подписи (также должность, подпись с расшифровкой каждого).

Порядок передачи документов при смене руководителя

После того, как приемо-передаточный акт составлен и подписан, вся полнота ответственности за переданную документацию переходит к новому директору.

Порядок передачи документов при смене руководителя ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

С учетом приведенных выше норм в качестве некоего руководства к действию при разработке собственного шаблона акта приема-передачи рекомендуется использовать следующий вариант бланка.

Утверждаю__________________________

(Председатель общего собрания…)

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

(Подпись) ________  /___________________/

Акт приема-передачи дел при смене директора

г. ____________                                                                                                                      «__»________

№ п/п Название документа Реквизиты

(№, дата)

Количество Примечание
         
         

Порядок передачи документов при смене руководителя

комиссия в составе (перечислить всех):__________________________________________  _________________________________________________________________________________

увольняемый (ФИО) ___________________________________________________________________

вновь избранный (ФИО) _______________________________________________________________

Сдал:   _______       /______________/                                Принял:   ________            /_____________/

__________________________

Предложенный вариант бланка содержит обобщающий минимум сведений, которые обычно включают в акт приема-передачи. Их можно дополнять, перестраивать, видоизменять. Ограничений по компоновке подобных документов как таковых не имеется.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА

г. Москва                                                                                                              «11» сентября 2020 года

            Настоящий Акт составлен для целей подтверждения передачи дел при смене директора  ООО «Форпост». Основанием для смены руководства Общества является решение общего собрания участников (протокол № 123 от 11.09.2020).

            Составление приемо-сдаточного Акта проводилось с участием Комиссии в составе:

  1. Председатель общего собрания ООО «Форпост» Федоркевич Тарас Антонович.
  2. Главный бухгалтер ООО «Форпост» Толочина Глафира Ростиславовна.
  3. Юрисконсульт ООО «Форпост» Красильникова Виолетта Герасимовна.

Высвобожденный от должности директора ООО «Форпост» Цылинский Максим Юрьевич передал, а вновь избранный на должность директора ООО «Форпост» Барсов Михаил Николаевич принял:

  1. Учредительные документы (15 л.).
  2. Свидетельство о госрегистрации и постановке на учет (10 л.).
  3. Банковские документы (10 л.).
  4. Договора, заключенные с контрагентами (55 л.).
  5. Лицензии (5 л.).
  6. Правоустанавливающие документы на недвижимое имущество и транспортные средства ООО «Форпост» (30 л.)
  7. Кадровые и бухгалтерские документы в полном объеме (100 л.).
  8. Фирменные бланки общества (400 шт.).
  9. Оборудование (1 компьютер, 1 факс, 1 принтер).
  10. Ключи от кабинета (3 шт.) и сейфа (2 шт.).
  11. Печать Общества (1 шт.).
  12. Штамп (1 шт.).

Переданная документация, оборудование, печать, штамп находятся в удовлетворительном состоянии. Претензий к оформлению и передаче дел нет. С 12.09.2020 все обязательства ООО «Форпост», связанные с вступлением в должность и предусмотренные Уставом Общества и законом, возлагаются на Барсова Михаила Николаевича.

Предлагаем ознакомиться  Какие документы нужны для замены тракторных прав в гостехнадзоре

Настоящий приемо-сдаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается на утверждение Председателю общего собрания Федоркевичу Тарасу Антоновичу, а второй остается у бывшего директора Цылинского Максима Юрьевича.

Общая структура акта

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Основные составляющие структуры акта приема-передачи Что включают
Шапка Датировка и место оформления документа
Основание составления акта

(дается ссылка)

Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа)
Назначение акта Подтверждение факта передачи документации
Лица, присутствующие при передаче документации ФИО присутствующих учредителей

(рекомендовано 3 человека)

Суть вопроса Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов
Список передаваемой документации (оригиналы) Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию:

·         учредительную;

·         кадровую;

·         бухгалтерскую;

·         с включением материально-—товарных ценностей,

·         штампов, печатей и др.

Подписи Акт подписывают:

бывший и избранный директор;

а также главбух и иные уполномоченные лица

Примерный бланк акта приема-передачи дел при смене директора

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Если нет нового директора, участники его не назначили, как и кому передают дела?

Организацию оставить «в свободном плавании» не могут. Обычно в подобных ситуациях назначают временного исполняющего обязанности главы организации. Собственно ему (либо комиссии) передают все дела.

Вопрос №1: Когда проводится инвентаризация документации при смене директора, и где зафиксировать отсутствие документов?

Оптимальный вариант проведения инвентаризации всех документов вкупе с наличествующим имуществом -— до передачи их новому директору. Если результат проверки покажет нехватку каких-либо документов, этот факт отображается обязательно в акте (приложении к нему).

Вопрос №2: Какие последствия ожидают бывшего директора, если при нем не оформлялась передача документации новому руководителю по акту?

Собственно факт отсутствия акта приема-передачи документации не влечет за собой никаких серьезных последствий. К ответственности за это никого не привлекают. Обоснование: законодательно порядок передачи дел не регламентирован. Отсутствуют даже разработанные утвержденные формы самого акта.

Но, следует понимать, что директор -— материально-ответственное лицо. На нем лежит вся полнота ответственности за деятельность в рамках трудовых отношений по части утери документации, ценностей, допущении нарушений. Самоочевидно, своевременное письменное документирование передачи дел позволит значительно облегчить ведение хозяйственной деятельности.

Как провести?

Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.

Приказ

https://www.youtube.com/watch?v=upload

На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.

Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.

Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.

Предлагаем ознакомиться  Производство шаурмы бизнес план

На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.

Инвентаризация

Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.

Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.

Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.

Порядок передачи документов при смене руководителя

При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.

Проверка

Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.

Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?

Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.

Оцените статью
Юриспруденция
Adblock detector