Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Почему после каждой ревизии недостача в столовой

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Ошибки при расчете нормы естественной убыли

Отметим сразу, что не оформленные должным образом результаты инвентаризации не являются доказательством выявленной недостачи.

В бюджетных учреждениях в ходе проведения инвентаризации продуктов питания и иных материальных запасов должна быть оформлена Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087, утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета»).

В случае если обнаружены расхождения между фактическими и учетными данными — излишки или недостачи, должна быть составлена Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835), форма которого приведена в Приложении 2 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н), составляется на основании приведенных выше документов.

Почему после каждой ревизии недостача в столовой

Под пересортицей следует понимать одновременную недостачу одного и излишек другого сорта материальных запасов одного и того же наименования.

Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации в случае выявления допущенной пересортицы материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии, которая готовит предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы. Эти предложения представляются на рассмотрение руководителю организации.

  • за один и тот же проверяемый период;
  • у одного и того же проверяемого лица;
  • в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Таким образом, зачесть излишки и недостачи по ТМЦ разного наименования и разного количества, даже относящимся к одной группе, нельзя. Например, в общественном питании нельзя зачесть недостачу «Докторской» колбасы излишками «Молочной», хотя они относятся к одной группе: вареные колбасы.

В случае если при зачете недостач ТМЦ излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница относится на виновных лиц. Если же виновников пересортицы установить не удалось, то выявленные разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на расходы организации.

Пример 1. При проведении инвентаризации в организации установлен излишек — 15 кг крупы по цене 18 руб. за 1 кг и недостача — 12 кг крупы по цене 20 руб. за 1 кг. Решено произвести взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Внимание, ошибка! При зачете недостачи излишками по пересортице бухгалтер производит зачет недостачи не по цене ТМЦ, числящихся в излишках, а по цене недостающих ТМЦ, то есть принимает к зачету 12 кг крупы по цене 20 руб. за 1 кг. Незачтенные 3 кг крупы по цене 18 руб. приходуются.

Почему после каждой ревизии недостача в столовой

Правильное решение. В подобной ситуации следует принять к зачету 12 кг крупы по цене 18 руб. за 1 кг. Разница в ценах, составляющая 24 руб. (12 кг x 20 руб. — 12 кг x 18 руб.), отнесена на счет виновного лица. Недостача должна быть внесена виновным лицом в кассу организации. Незачтенные 3 кг крупы по цене 18 руб. приходуются.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли, утвержденным Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 N 95, под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств. Естественную убыль определяют:

  • при хранении (за все время хранения) — сопоставляется масса ТМЦ с массой, фактически принятой на хранение;
  • при транспортировке — сопоставляется масса ТМЦ, указанная отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой, фактически принятой организацией.

Внимание, ошибка! Часто к естественной убыли относят технологические потери, потери от брака, потери, возникающие при хранении и транспортировке продуктов питания, потери, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Правильное решение. Перечисленные виды потерь не относятся к естественной убыли. Для определения допустимой величины потерь от недостачи и (или) порчи в целях списания ТМЦ в налоговом и бухгалтерском учете применяются нормы естественной убыли, разработанные с учетом технологических условий хранения и транспортировки ТМЦ, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль.

Списание недостачи ТМЦ в пределах норм естественной убыли, как уже было указано, производится после инвентаризации и в случае пересортицы зачета недостачи излишками ТМЦ. Основанием для списания является расчет, составленный и утвержденный в установленном порядке. Нормы естественной убыли применяются по отношению к тем ТМЦ, по которым выявлена недостача и которые отпущены со склада за период от проведения одной инвентаризации до начала другой.

Предлагаем ознакомиться  Уголовная ответственность за нарушение патентных прав

Для соответствующих отраслей разработаны и утверждены Нормы естественной убыли, например:

  • для лекарственных средств в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли лекарственными средствами и учреждениях здравоохранения (Приказ Минздравсоцразвития России от 09.01.2007 N 2);
  • для химической продукции (Приказ Минпромэнерго России от 24.09.2007 N 406);
  • для продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания (Приказ Минэкономразвития России от 07.09.2007 N 304) и т.д.

Поскольку применение норм естественной убыли, за исключением использования этих норм в торговле и общественном питании, не вызывает особых сложностей, остановимся на некоторых особенностях применения Норм Приказа Минэкономразвития РФ N 304.

Внимание, ошибка! При применении норм естественной убыли не учитывается отнесение субъекта РФ к определенной климатической группе.

Правильное решение. Согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли в целях учета климатического фактора, влияющего на естественную убыль товарно-материальных ценностей при их хранении в пределах установленных норм, субъекты РФ подразделены на три климатические группы:

  • холодный макроклиматический район (районы Крайнего Севера) — первая группа;
  • холодный умеренный макроклиматический район (средняя полоса России) — вторая группа;

-умеренный макроклиматический район (южные районы) — третья группа.

Поэтому Нормы, утвержденные Приказом Минэкономразвития России N 304, дифференцированы по трем климатическим группам. Причем перечни субъектов РФ, относимые к соответствующей группе, приводятся в Примечаниях к каждой норме, имеющей дифференциацию по группам. Таким образом, организации должны определиться, к какой климатической группе они относятся, прежде чем принять к руководству те или иные Нормы естественной убыли.

Внимание, ошибка! Отсутствие в организациях утвержденных регистров учета в целях обоснования использования норм естественной убыли.

Почему после каждой ревизии недостача в столовой

Правильное решение. Приказом Минэкономразвития России N 304 установлены различные Нормы естественной убыли продуктов питания в зависимости от температуры исходного материала, степени и условий заморозки. Таким образом, правильному применению норм естественной убыли предшествует сложная процедура сдачи продуктов на хранение, измерения температур, фиксации времени начала и окончания соответствующей операции.

Это создает определенные трудности для обоснования использования норм естественной убыли при проверках, проводимых налоговыми органами. Поэтому следует разработать такие формы учета операций, которые исключали бы предъявление к организациям претензий. Например, при замораживании охлажденного мяса в камерах холодильников примерная форма учетного регистра должна содержать такие показатели, как паспортная температура холодильника, продолжительность замораживания, температура воздуха, вид и категория мяса, продолжительность домораживания мяса (до -15°C), температура мяса при поступлении в холодильник и др. Разработанные регистры учета следует утвердить в учетной политике бюджетной организации.

Часто в организациях не учитывают особенности определения нормы естественной убыли. Особенности, перечисленные в Примечаниях, оказывают существенное влияние на норму естественной убыли, а следовательно, на сумму списанной недостачи. Приведем некоторые ошибки и укажем верное решение.

Внимание, ошибка! При проведении инвентаризации замороженная говядина в тушах, упакованных в полимерную пленку, хранилась в холодильнике на складе столовой бюджетной организации семь суток. Учреждение расположено на территории, которая относится ко второй климатической группе.

Согласно Приложению 32 к Приказу Минэкономразвития России N 304 для определения нормы естественной убыли бухгалтером были применены следующие Нормы хранения мясных продуктов:

  • при трехсуточном сроке хранения норма установлена в размере 0,08%;
  • при хранении от трех до десяти дней включительно норма увеличивается на 0,01% каждый день.

Таким образом, исчисленная бухгалтером норма естественной убыли за этот период равна 0,12% (0,08% (7 — 3) дн. x 0,01%).

Правильное решение. После Приложения 32 к Приказу Минэкономразвития России N 304 приведены особенности установления Норм, согласно которым бухгалтер должен был применить нормы естественной убыли для замороженного мяса, упакованного в полимерную пленку. При сроке хранения три дня данная норма устанавливается в размере 50% от нормы, указанной в вышеупомянутом Приложении.

Почему после каждой ревизии недостача в столовой

В нашем примере норма естественной убыли равна 0,08% (0,04% (7 — 3) дн. x 0,01%).

Внимание, ошибка! На складе организации, расположенном на территории третьей климатической группы, крупа хранилась 2 месяца и 20 дней. Согласно Приложению 35 к Приказу Минэкономразвития России N 304 норма естественной убыли крупы при месячном сроке хранения установлена в размере 0,02%. Каждый последующий месяц хранения норма увеличивается на 0,01%.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Несоблюдение последовательности списания недостач

Данного нарушения можно избежать, если осуществлять списание недостач в следующем порядке:

  • зачет недостач излишками по пересортице;
  • применение норм естественной убыли к тому наименованию ТМЦ, по которому установлена недостача (если после зачета по пересортице все же выявлена недостача) (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания по инвентаризации));
  • списание потерь ТМЦ в расходы с материально ответственных лиц (МОЛ) в пределах норм естественной убыли по учетным ценам;
  • учет в составе недостач, подлежащих удержанию с виновных лиц, потерь сверх норм по рыночным ценам.
Предлагаем ознакомиться  Почему Не Одобряют Кредит Под Материнский Капитал

Порядок удержания

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

  • Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
  • Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
  • Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений. К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся инвалидом или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно. Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является материально ответственным лицом. Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований. Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Ошибки при расчете нормы естественной убыли

Например, исходя из вышеуказанных условий установленная норма равна 0,03% (за 1 месяц — 0,02%; за 2 месяца — 0,02% 0,01% = 0,03%).

Правильное решение. Согласно п. 11 Приложения 4 к Письму Минторга РСФСР от 21.05.1987 N 085 за время последующего неполного месяца хранения потери исчисляются в размере 1/30 месячной нормы за каждые сутки хранения.

За весь срок хранения крупы норма естественной убыли должна быть равна 0,063% (0,03% (норма при сроке хранения 2 месяца) 0,02% / 30 дн. x 20 дн. (норма хранения за 20 дней)).

Как указывалось выше, расчет естественной убыли продуктов питания производится в межинвентаризационный период, то есть в период между проведением инвентаризаций.

Предлагаем ознакомиться  После декрета не вышла на работу Должны ли были меня уволить когда ребенку исполнилось 3 года

Следует заметить, что Приказ Минэкономразвития России N 304 утверждает Нормы естественной убыли, но не разъясняет порядок исчисления последней. В связи с этим при ее исчислении нужно руководствоваться Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, в связи с отсутствием других документов.

У = Т x Н / 100,

где У — величина естественной убыли;

Т — отпуск продуктов питания за межинвентаризационный период;

Н — норма естественной убыли.

Рассмотрим расчет естественной убыли на примере.

Пример 2. По результатам инвентаризации выявлена недостача крупы в количестве 0,5 кг. Норма естественной убыли для крупы составляет 0,02%. Отпуск крупы за межинвентаризационный период составил 1000 кг. Следует рассчитать естественную убыль.

Естественная убыль крупы за межинвентаризационный период составит 0,2 кг (1000 кг x 0,02%). Таким образом, с материально ответственного лица списывается потеря крупы в количестве 0,2 кг, а недостача крупы в количестве 0,3 кг будет взыскана с него по рыночным ценам.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Нарушения в отражении сумм выявленных недостач

Часто допускается такое нарушение, как отражение недостачи ТМЦ, отнесенной за счет виновных лиц, по учетной стоимости ТМЦ, а не по рыночной, как того требует п. 170 Инструкции N 148н.

Пример 3. При проведении инвентаризации выявлена недостача крупы в количестве 2 кг (потери в результате естественной убыли составили 1 кг). Фактическая стоимость 1 кг крупы составляет 20 руб. (рыночная цена — 25 руб.). Крупа приобретена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Отражено списание потерь крупы

в пределах Норм естественной убыли

(1 кг x 20 руб.)

2 106 04 340

2 105 02 440

20

Отражена недостача крупы,

отнесенная на виновных лиц

по учетной стоимости

((2 - 1) кг x 20 руб.)

2 209 04 560

2 401 01 172

20

Отражено списание крупы сверх Норм

по балансовой стоимости

2 401 01 172

2 105 02 440

20

Поступила в кассу учреждения сумма

недостачи от виновного лица

2 201 04 510

2 209 04 660

20

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Отражено списание потерь крупы

в пределах Норм естественной убыли

(1 кг x 20 руб.)

2 106 04 340

2 105 02 440

20

Отражена недостача крупы, отнесенная

на виновных лиц по учетной стоимости

((2 - 1) кг x 20 руб.)

2 209 04 560

2 401 01 172

25

Отражено списание крупы сверх Норм

по балансовой стоимости

2 401 01 172

2 105 02 440

20

Поступила в кассу учреждения сумма

недостачи от виновного лица

2 201 04 510

2 209 04 660

25

Ошибкой, которая также встречается при проведении ревизий и проверок, является списание суммы выявленной недостачи на расходы учреждения без каких-либо объяснений. Напомним, что в соответствии с п. 172 Инструкции N 148н такое списание допускается, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости, необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. В такой ситуации последний не является виновным лицом и не должен возмещать потери.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Дебет счета 0 401 01 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»

Кредит счета 0 209 04 660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов».

И.Зернова

Эксперт журнала

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности»

Оцените статью
Юриспруденция
Adblock detector