Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Преимущества и недостатки деловой переписки

Плюсы деловой переписки:

  • является способом сохранения информации, которую в дальнейшем можно предъявить в качестве доказательств того или иного факта;
  • позволяет одновременно отправить одно и то же послание нескольким адресатам;
  • оповещает об официальных и важных событиях, также может быть использована в качестве средства передачи конфиденциальной информации;
  • обеспечивает возможность четкого изложения и последующего согласования принятых условий сторонами договорных отношений;
  • выступает средством для построения и поддержания деловых (между компаниями) и межличностных (между людьми) взаимоотношений;
  • обеспечивает возможность длительного хранения информации и просмотр ее в любое удобное время.

Минусы письменного общения:

  • Одноплановость.

    Если сравнивать деловую переписку с общением по телефону, то получатели письменных сообщений не могут потребовать сиюминутного предоставления пояснений или комментариев по вопросу, изложенному в письме, в связи с чем информация должна быть максимально четкой и исчерпывающей. Автору следует как можно более подробно передать суть проблемы, постараться предугадать возникновение возможных вопросов у адресата и исключить двусмысленное толкование.

  • Временные и финансовые затраты на подготовку сообщений.

    Для того чтобы написать качественное сообщение, вам потребуется временной ресурс не только для формулировки своих мыслей, но и для оформления в соответствии со всеми принятыми нормами и правилами делопроизводства. Также не стоит забывать о наличии финансовых затрат на бумагу, если это не электронное письмо, оплату работы дизайнера, типографию и изготовление ксерокопий (при необходимости), почтовые услуги и т.д.

  • Длящийся временной отрезок между отправкой и получением сообщения.

    Если вы хотите донести какую-то срочную информацию, то использование данного вида коммуникации вам явно не подойдет, так как для того, чтобы доставить письмо по назначению, понадобится определенное количество времени. Также, отправляя сообщение, вы не всегда до конца уверены в том, что адресат ознакомился с ним. Когда важно получить оперативный ответ, лучше использовать телефонное общение, факсимильную или электронную связь.

Как правильно составить деловое письмо

Существуют правила, по которым пишется любое деловое письмо. Оформление этого документа начинается с продумывания его содержания. Информация в письме должна быть представлена четко и по делу, получатель должен понимать, что именно хотят до него донести, а автор – какого результата он желает добиться.

Как пишется деловое письмо? Алгоритм примерно следующий:

  • изучить вопрос;
  • создать проект письма;
  • согласовать проект;
  • подписать его;
  • зарегистрировать;
  • послать.

Содержание любого письма должно быть понятно адресату, поэтому важно наполнить его необходимой информацией. Составителю нужно хорошо владеть вопросом, о котором идет речь. Письма бывают простыми по содержанию и сложными. Первые, как правило, короткие и часто не требуют от получателя написания ответа.

  • Во вступительной части прописывают причину написания письма, дают ссылку на какие-то документы, которые имеют значение в контексте обсуждаемого вопроса. Кроме того, вступление содержит номер письма, дату написания, заголовок, наименование, в нем указывается автор.
  • Основная часть содержит ключевую информацию: суть событий, доказательства, аргументы.
  • Заключительная часть включает основные выводы, просьбы, вопросы, требования, предложения, напоминания и т.п.

Деловое письмо всегда имеет адресата. Обращаясь к нему, крайне важно учитывать:

  • его позицию в компании;
  • характер взаимоотношений;
  • официальный характер письма;
  • нормы делового этикета.

Именно официальный стиль оформления отличает деловое письмо. Обращение в нем располагается по центру. В конце письма обычно идет фраза вроде «Выражаю благодарность за….» или «В надежде на плодотворное сотрудничество…», после чего ставится подпись отправителя.

Три правила обращения к аудитории

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте. В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам.

  • Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  • Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  • Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно.

    Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».

  • Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  • Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  • Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  • Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  • Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  • Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  • Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.
  • Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  • Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  • Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца. Правильное деловое письмо
  • Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  • Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.
  • Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  • Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  • В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  • Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  • Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
Предлагаем ознакомиться  Справка о неполучении единовременного пособия при рождении ребенка

Готового рецепта, как найти идеальное обращение для своей аудитории, не существует. Но можно выделить несколько общих правил:

  1. Определитесь, как вы будете общаться с аудиторией – официально или неформально. Отталкивайтесь от собственного статуса: в рассылке из крупного концерна за подписью генерального директора вряд ли будет уместно обращение «хай, пипл». А вот в приглашении на корпоративную вечеринку тот же самый директор вполне может написать «друзья».
  2. В собственном блоге вы царь и бог, поэтому выбор обращения зависит от того, какую аудиторию вы хотите привлечь и какую атмосферу создать. Если в постах будет мат и шутки на грани, то обращение «уважаемые и дорогие подписчики» не пойдет.
  3. Самое простое – обратиться к ЦА. Пусть это банально, зато точно никого не оскорбит.

В этой статье упоминаются 147 вариантов обращений. Если про что-то забыли, пишите в комментариях.

То, как в настоящее время излагают свои мысли современные блогеры (слэнг, сокращения слов и др.), безусловно не подходит для использования в деловой переписке. Не допускаются ошибки и опечатки. Их наличие, особенно в профессиональной терминологии, свидетельствует о том, что автор данного сообщения имеет низкий уровень компетенции в выбранной им сфере.

Основные правила:

  1. Не употребляйте слова, точное значение которых вы не знаете. В крайнем случае, воспользуйтесь словарем.
  2. Не прибегайте к использованию специальных терминов. Есть риск, что значение тех слов, которые получатель письма не знает, может быть истолковано им некорректно. Именно поэтому в правилах этикета ведения деловой переписки предусмотрено давать их расшифровку.
  3. Информацию стоит излагать короткими предложениями, а не длинными и витиеватыми конструкциями, которые будут уместны лишь при написании художественного произведения, а не делового письма.
  4. Набрать текст сообщения стоит в отдельном документе, на компьютере или в интернет-редакторе, а не в теле письма. В данном случае вам в помощь будет возможность автоматической проверки орфографии и пунктуации. Также это исключит вероятность случайной преждевременной отправки письма адресату, его досадную потерю из-за технических сбоев или элементарного человеческого фактора. При работе с письмом в Microsoft Word настоятельно рекомендуем использовать периодическое автосохранение материала.
  5. Не стоит набирать текст сообщения на планшете или телефоне, так как автозамена слов и язык Т9 на мобильных устройствах могут испортить все ваши старания.
  6. Обязательно проверяйте перед отправкой написанное на наличие ошибок и в целом логику изложения мысли. Идеально будет, если, например, через час вы проверите набросок текста, так как переключение внимания на другие дела поможет сделать сознание более ясным и сконцентрированным и позволит легко обнаружить неточности.

Виды деловых писем

Уже ни для кого не секрет, что сегодня, в условиях сумасшедшего ритма жизни, когда передавать и принимать информацию порой приходится мгновенно, нет возможности ждать день, неделю или того больше. В связи с чем деловое общение выходит за рамки традиционного почтового и трансформируется через мессенджеры.

Но для официального закрепления отношений и договоренностей между партнерами все же приходится использовать деловые письма, а не ограничиваться голосовыми сообщениями, которые считаются, по мнению большинства, дурным тоном. Следует четко разграничивать, с кем можно, а с кем все-таки не стоит стирать эти границы официальности.

Стиль написания делового письма

При написании официального письма важно выдержать стиль. Деловое письмо нужно составлять с использованием соответствующей лексики и оборотов речи.

Следует помнить о следующих обстоятельствах:

  • обычно мы пишем деловое письмо компании в лице ее руководителя, отправителем также часто является юридическое лицо;
  • сотрудники в компаниях подчиняются определенному регламенту взаимоотношений и придерживаются субординации;
  • в деловой переписке обсуждаются рабочие вопросы;
  • документы, содержащие информацию, которая касается вопросов управления компанией, отправляются определенному адресату;
  • нередко могут возникать похожие рабочие ситуации.

Поэтому деловые письма:

  • имеют официальный обезличенный тон;
  • имеют конкретного адресата;
  • содержат актуальную достоверную на текущий момент информацию;
  • содержат исчерпывающую информацию, доказательства и аргументы.

Правила оформления делового электронного письма

Конечно, при написании писем есть ряд правил, которые не меняются на протяжении уже долгого времени.

Одним из основных видов деловой коммуникации с партнерами была и остается электронная почта. Через написание каждого письма мы совершаем продажу, и не имеет значения, продаем мы самого себя как специалиста или услугу/товар.

Овладеть искусством деловой переписки и освоить ее язык не так уж и сложно. Нужно просто научиться сочетать официальный стиль изложения информации с более доступным и понятным для всех. Достаточно всего лишь уметь слушать и слышать собеседника, и тогда вы сможете получить от него все, что вам необходимо.

Каковы же основные элементы письма?

Уделив должное внимание деталям письма, вы тем самым продемонстрируете уважение к партнеру и сэкономите время, не потратив его на исправление ошибок и неточностей.

Требования к деловым письмам

Что нужно помнить, составляя деловое письмо? Требования к таким письмам заключаются в следовании определенным стандартам:

  • лексика, морфология и синтаксис должны быть стандартными, содержать определенные обороты и термины;
  • эмоциональность и экспрессия исключены, основной тон – сдержанный и нейтральный;
  • четкость в передаче основной мысли, понятная манера изложения, логика в построении письма;
  • использование исключительно полезной информации, краткое ее изложение;
  • применение определенных языковых формул, используемых в подобных ситуациях;
  • использование специальной терминологии;
  • использование лексических и графических сокращений (ОАО, ЗАО, гр-н и т.д.);
  • употребление отглагольных существительных («оказать помощь», а не помочь);
  • использование простых распространенных предложений.

Знание подобных требований и стандартов пригодится не только при составлении деловых писем. Для написания хорошего коммерческого предложения тоже требуются определенные навыки. Как создать отличный оффер, можно узнать тут

Как работать с деловой корреспонденцией: советы руководителю

Одной из задач руководителя является работа с деловой документацией. Если это направление деятельности не ведется, в организации будет хаос, так как большинство управленческих решений имеют документальное выражение.

Руководителю совершенно не обязательно самому распределять входящий и исходящий поток писем. Облегчат задачу помощники, взяв на себя организацию деловой переписки.

Все поступающие в компанию документы фиксируются в журнале регистрации входящей корреспонденции. Только некоторые из входящих писем в него не заносятся.

Преимущества и недостатки деловой переписки

Лицо, осуществляющее прием входящей корреспонденции, сверяет правильность получения письма нужным адресатом, проверяет целостность конверта или иной его упаковки. Если документ поступил ошибочно, то он направляется обратно в отделение связи или пересылается по назначению.

Конверты от всех входящих писем, как правило, сохраняются и прикрепляются к самому письму. Штемпель почтового отделения с датой, указанной на конверте, в некоторых случаях является единственным доказательством факта получения/отправки документа. Также бывает, что адрес отправителя указан только на конверте. Конверты от поступивших претензии физических или юридических лиц и обращений граждан сохраняются в обязательном порядке.

Входящий документопоток любой компании делится на три группы:

  • Самая важная документация, адресованная руководству компании, сразу попадает директору. Срок для рассмотрения таких документов – от 2 до 3 дней. В случае временного отсутствия первого лица компании заместитель обязан известить его любым доступным способом.
  • Документы, адресованные заместителям директора по функционалу. Письмо направляется в соответствующее подразделение, а затем ответ на него поступает на подпись директору или его заместителю.
  • Документы, попадающие сразу менеджерам среднего звена. Не уходят на рассмотрение директору.

Руководитель, как правило, должен знакомиться со всеми входящими документами, чтобы представлять и трезво оценивать обстановку в компании, принимать и оперативно выдавать решения.

Свое мнение или поручение по документу руководитель оформляет в виде резолюции (в верхнем правом углу он указывает исполнителя и перечень работ, которые необходимо выполнить).

При подготовке резолюции нужно учитывать следующие правила:

  1. Обязательно указывается ФИО исполнителя, иначе это будет считаться ошибкой, а резолюция – неверно оформленной.
  2. Необходимо адресовать документ одному исполнителю. В случае, когда их несколько, стоит для каждого написать конкретную задачу.
  3. Безусловно, при написании резолюции должны быть соблюдены все правила деловой этики и корректности.
  4. Если руководитель, выдавая поручение сотруднику, допускает самостоятельное выполнение задачи с выбором способа решения на усмотрение исполнителя, то в резолюции можно не прописывать обязательных действий. А если он ожидает четкого соблюдения инструкций от исполнителя поручения, то и в резолюции должны быть конкретизированы последовательные шаги для него.
  5. Не стоит дублировать сроки исполнения документа, если они оговорены в тексте. Если же сроки не прописаны ни в тексте письма, ни в резолюции, то это будет считаться ошибкой.
  6. Подпись и дата – обязательные реквизиты резолюции.

Этикет официально-делового стиля переписки

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

  • Строгий стиль изложения

    Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

  • Применение смайликов

    Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе. При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

  • Обращение к собеседнику по имени и отчеству

    По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

  • Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

    Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ. Предоставление ответа в рамках деловой переписки

  • Отсутствие излишней назойливости

    Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

  • Правило зеркала

    Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

  • Поздравление с праздниками и памятными датами

    По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

  • Благодарность

    Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

    Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно оформить банкротство физического лица по кредитам

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:

  • Формате аргументации. 
  • Способах обращения. 
  • Способах выражения просьб, отказов, претензий.
  •  

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Как оформить деловое письмо на английском языке

Сейчас налаживание связей с международными партнерами дело весьма актуальное и вполне привычное. При размещении вакансий работодатель часто указывает в требованиях к кандидату владение одним или несколькими иностранными языками. Конечно, самым распространенным в международном общении по праву считается английский язык, и многие сотрудники владеют им достаточно свободно и без труда могут прочитать/написать деловое письмо на нем.

Международная переписка также регулируется общепринятыми правилами, предъявляемыми к написанию и оформлению документов. Они разработаны службами стандартизации в рамках Международной организации – ИСО (Intеrnаtiоnаl Оrgаnizаtiоn fоr Stаndаrdizаtiоn, ISО).

Термины в части регулирования международного документационного процесса установлены стандартами ИСО серии «Документация и информация». Ими же закреплены:

  • бумага (формат) для использования приподготовке документов;
  • межстрочные интервалы и шаг письма;
  • требования к бланкам международных документов, а также формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков.

Требования к оформлению деловой документации на территории России заметно отличаются от тех, которые предъявляются к международным письмам.

1) контактная информация об отправителе (Issuеr Fiеld) – название компании, ее почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, телефакс и др.;

2) индекс отправителя (Rеfеrеnсе Linе);

3) дата (dаtе);

4) «внутренний адрес» (Insidе Аddrеss), состоящий из наименования получателя письма (конкретное лицо или организация), его почтового адреса;

5) ссылка на конкретное лицо «К сведению» (Аttеntiоn Linе);

6) приветственное обращение (Sаlutiоn);

7) заголовок (Subjесt Linе);

8) основной текст письма (Воdу оf thе Lеttеr);

9) заключительная фраза вежливости (Соmрlеmеntаrу сlоsе);

10) подпись (Signаturе);

11) запись о наличии приложений (Еnсlоsurе);

12) отметка о рассылке копий документа (ССNоtаtiоn).

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

1. Контактная информация об отправителе. На фирменных бланках писем размещают название компании, логотип (товарный знак), адресный блок. Ниже указывают род деятельности организации. Например, ПАО «Ростелеком», предоставляющее телекоммуникационные услуги, на бланке указывает: «Предприятие международной и междугородной электрической связи».

2. Индекс отправителя. В международной переписке в письме указываются его поисковые данные: цифробуквенные обозначения отправителя, секретаря-машинистки, подразделения, компании, номера дела и т.д. Например:852/13, 852 – порядковый номер письма, 13 – номер дела. Ссылка выглядит таким образом:

  • Кindlу mеntiоn Ех 15/1793 in уоur rерlу (Просим упомянуть Ех 15/1793 в вашем ответе) и др.

3. Дата в письме ставится, как правило, на бланке сверху в правой части. Иногда возникают разночтения в датах, что приводит к определенным сложностям. Например, дата 05.06.2020 по английским традициям будет восприниматься как 5 июня 2020 года, а в Америке – 6 мая 2020 года. Хотя в соответствии со стандартом ИСО 8601: 1898 рекомендуется использовать цифровое написание даты в такой последовательности: год, месяц, день: 2000.06.05.

При буквенно-цифровом написании даты разночтения исключены: 20 Junе 2020 (20 июня 2020).

К традиционным способам оформления дат, используемым в Великобритании, относятся: 22 Fеb. 2020; 22 Fеbruаrу 2020. В США распространена другая последовательность написания элементов даты: Fеbruаrу 22, 2020.

4. Адресат («внутренний адрес»). При написании адреса строки выравнивают по левому краю, промежутки между буквами лучше исключить, весь адрес стоит писать сжато. Страну назначения, название местности и учреждения связи следует писать прописными буквами. Как правило, в строке почтового адреса должно быть не более 30 знаков.

Автор письма должен руководствоваться правилами написания адреса, принятыми в стране назначения. В регулирующем стандарте даны лишь рекомендации.

При составлении письма частному лицу используются следующие элементы адреса:

  • наименование адресата с указанием его семейного положения или титула: мисс, миссис, мистер;
  • имя, фамилия, приставка к имени:
  • имя вместе с фамилией для отличия лиц в семье;
  • фамилия семьи (одно слово или несколько), употребляемая для идентификации семьи (например, Румайн, Свот, Чейзи);
  • приставка к имени: младший, старший;
  • занятие, функция, по адресу (через):
  • определенное занятие (секретарь, экономист, преподаватель);
  • по адресу (через) – пишетсявзаимосвязь с другим лицом или компанией (по адресу Клайди Брайн; по адресу семьи Уоткинс). почтовый пароль
  • пункт доставки:
  • тип улицы (авеню, бульвар и др.);
  • название улицы (Северная авеню; Северный бульвар);
  • регистрационный номер на улице; номер подъезда, этажа, квартиры (12/105, подъезд № 15, 10-й этаж, квартира № 178);
  • наименование дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, комплексу и др.;
  • село, деревня (Миннесота, Дэнвер);
  • номер почтового ящика;
  • общая доставка.
  • почтовый пароль или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, доставляющего письмо:
  • почтовый пароль, который применяют во время финальной сортировки местным или региональным отделением доставки. К этим паролям также могут быть добавлены и другие цифры или буквы (789 16; ХН13 180);
  • номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления корреспонденции к месту назначения;
  • наименование учреждения, которое несет ответственность за доставку письма получателю до места назначения(допустим, почтовый ящик Берн 38).
  • наименование территории:
  • наименование региона, района и др. (Калифорния, Йемен);
  • страна назначения (Ирландия, Швеция, Чехия, Норвегия).

Мrs. Smith ЕGGЕRS

3542 Idаhо Аvе NW

Арt #238

WАSНINGТОN D.С. 20118

USА

В написании почтового адреса для отправки корреспонденции юридическому лицу применяются следующие элементы:

  • наименование компании (The Coca-Cola Company);
  • определение рода деятельности предприятия (юридическая фирма, общая промышленная компания, продажа оборудования);
  • наименование отдела (отдел финансовой политики, отдел маркетинга, отдел строительства);
  • отделение доставки;
  • почтовый идентификатор или номер почтового маршрута, указание наименования местности и учреждения, которое производит доставку письма;
  • название территории.

Какие деловые письма отправляют чаще всего

Написание последних трех элементов в адресе юридического и физического лица совпадает.

The Coca-Cola Company

5 15 Fifth Аvеnuе

Nеw Yоrк, N.Y. 15012

USА

Мrs. A. H. White, Lawyer

А White аnd Ко, Ltd

New York, SWL 71С

USA

А. О. Whitе, Еsq.

Мr. F. Black

Мrs. Rоsаliya Janеs

Мiss K. Вlаскing

Стоит учитывать то, как указаны имя и фамилия лица в подписи в полученном вами письме, и писать так же. В английском варианте написания инициалы всегда пишутся перед фамилией, в отличие от русского языка.

Читайте нашу статью «Повторные продажи: 25 проверенных методов».

Зачастую после фамилии пишут сокращенно принадлежность лица к организации, партии. Например:

  1. T. M. Smile, М.Р. (Меmbеr оf Раrliаmеnt – член парламента).
  2. L. J. Blаск, К.С.V.О. (Кnight Соmmаndеr оf thе Viсtоriаn Оrdеr – кавалер ордена Королевы Виктории).

Написание должности лица без указания его фамилии допускается, когда эта должность единственная в компании, указанной в адресе (Сhаirmаn – председатель, Рrеsidеnt – президент, председатель). В этом случае перед названием должности ставится артикль thе (Тhе Сhаirmаn).

При написании почтового адреса стоит соблюдать последовательность: номер дома, название улицы, название города, индекс, название страны.

Аmеriсаn Nаtiоnаl Stаndаrds Institutе

12 East 58nd Strееt

17th flооr

VASHINGTON, V/ 10035

Деловое письмо-приглашение

USА 

Аttеntiоn: Мrs. K. Prooреr

Аttеntiоn оf: K. Prooреr

Fоr thе Аttеntiоn оf Мrs. K. Prooреr.

Аttеntiоn оf thе Sаlеs Маnаgеr

Аttеntiоn – Sаlеs Dераrtmеnt.

6. Приветственное обращение. В деловой переписке применяют следующие формы обращений:

  • «Уважаемые господа» – если автор письма обращается ко всей компании в целом: Dеаr Sirs, Gеntlеmеn (в США);
  • «Уважаемый господин» – к мужчине, если не знаете его имя: Dеаr Sir;
  • «Уважаемая госпожа» – к женщине, если не знаете ее имя: Dеаr Маdаm;
  • «Уважаемый г-н Свот» – к мужчине: Dеаr Мr. Swot;
  • «Уважаемая г-жа Свот» – к женщине, которая замужем: Dеаr Мrs. Swot;
  • «Уважаемая г-жа Свот» – к женщине, которая не замужем: Dеаr Мiss Swot;
  • «Уважаемая г-жа Свот» – к женщине, если неизвестно замужем она или нет: Dеаr Мs. Swot;
  • «Дорогой Брайан» – к другу или хорошо знакомому вам человеку: Dеаr Brian.

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:

  • Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
  • Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
  • Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
  • Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

21 ошибка современной деловой переписки

Составляя деловое письмо, правила написания которого довольно понятны и просты, не следует забывать, что его получит человек, которому не хочется тратить много времени на прочтение и попытки разобраться в написанном. Как написать деловое письмо, чтобы не вызвать недовольство получателя? Важно избегать распространенных ошибок.

1. Использование неуместных шрифтов, шаблонов, фонов и подписей

использовать белый фон, средний размер шрифта черного цвета, в конце указывать имя, должность, название компании, все контактные данные. Использовать в деловой переписке необычные шрифты и яркие цвета для фона и текста неуместно. Курсив и жирный шрифт допустимо применять в ряде случаев, но нечасто.

2. Пометка «Срочно» и тема письма

Нельзя забывать о теме, когда вы пишете деловое письмо. Нормы делового письма предусматривают краткое указание тематики. Получателю это сильно упрощает рабочий процесс: во-первых, он сразу понимает, что увидит в сообщении, а во-вторых, при необходимости его будет легче найти среди сотен других писем.

Формулировать тему документа нужно кратко, она должна быть емкой и отражать суть содержимого. Одно слово вроде «Предложение» вряд ли даст получателю представление о теме письма, поэтому важно использовать 3-4 слова, к примеру, «Предложение о сотрудничестве от компании «Ритм»».

Как правильно составить деловое письмо

Бывает, что в процессе переписки с клиентом тема письма меняется: сначала обсуждалось одно, но в итоге было принято решение работать над другим проектом. В этом случае не стоит менять тему, лучше просто создать новую цепочку писем, разделив разные направления деятельности в переписке.

Не стоит злоупотреблять флажком, который обозначает срочность вопроса. Его нужно ставить только на те письма, которые содержат вопросы, требующие быстрого решения.

3. Цитирование

Цитирование не принято использовать в деловой переписке, по крайней мере в том виде, в каком оно используется в неофициальном общении. Если необходимо сослаться на какую-то информацию, можно сделать ссылку на соответствующий документ или прикрепить его как дополнительный файл (в электронном письме) либо сделать приложение (в традиционной переписке).

4. Обращение на «Вы»

Как обращаться к собеседнику, составляя деловое письмо? Типы этих писем, коих немало, диктуют применять разный подход к этому вопросу. Обращение на «Вы» допустимо в официальных письмах, таких как, к примеру, приглашение или благодарность. В повседневной переписке использовать такое обращение не стоит, это абсолютно неуместно и порой даже нелепо. Правильнее писать «вы» с маленькой буквы.

5. Ответ на письма

Выше уже говорилось, что максимально комфортный для отправителя срок ожидания ответа составляет два дня. Поэтому стоит очень внимательно относиться к своей переписке и не откладывать составление письма в долгий ящик. Забывая ответить на письмо, мы демонстрируем неуважение к коллеге или партнеру, невнимательность, пренебрежение своими обязанностями.

Требования к деловым письмам

Даже если в данный момент по существу ответить нечего, следует сообщить об этом собеседнику. Он увидит, что его послание было прочитано и принято к сведению. Если вы знаете, что в ближайшие дни вас не будет на рабочем месте, имеет смыл настроить в почте автоответ, в котором будет указано, что в данный момент письмо не может быть прочитано.

Можно указать контакты коллег, которые смогут сориентировать по срочным вопросам. Не отвеченные письма скрываются в куче бумаг или других электронных писем, что затрудняет их последующий поиск и ведение дел в целом. Необходимо по возможности сразу давать ответ, структурируя и облегчая свою работу таким образом.

Некоторым людям сложно отказывать другим, поэтому они предпочитают вовсе не отвечать, однако это очень некрасиво по отношению к собеседнику, который вынужден теряться в догадках относительно своего письма. Лучше один раз сказать «нет», чем заставлять собеседника ждать и надеяться.

Читайте нашу статью «Каким бизнесом заняться: самые ходовые идеи и прибыльные направления».

6. Поток мыслей

Как писать деловое письмо, если вопросов накопилось слишком много? Мы уже не раз говорили о том, что краткость в деловой переписке – одно из главных достоинств. И лучше освещать в одном письме какой-то один конкретный вопрос. Однако бывает так, что нужно уместить в одно письмо информацию сразу по нескольким аспектам работы.

Чтобы получатель смог прочитать все написанное, не упустив ни одного важного момента, нужно выделять ключевые элементы разными способами: абзацами, номерами, специальными маркерами. Письмо должно быть структурированно, мысли поданы в нем ясно, без лишних деталей. Долгим пространным рассуждениям не место в деловой переписке.

7. Название почтового ящика должно быть уместным

Правила оформления делового электронного письма

Если вы в молодости создали ящик с названием «prosto_vasya» и благополучно его использовали в личных целях, для рабочей переписки лучше завести новый. Название почтового ящика – это ваше электронное имя. Оно должно быть более официальным и иметь деловой характер. Как правило, устраиваясь на работу в компанию, человек получает новый адрес корпоративной почты и не имеет проблем в этом плане. А вот люди, работающие на удаленке, нередко забывают об этом аспекте своей деятельности и часто представляют себя в невыгодном свете.

8. Неправильное обращение

Составляя деловое письмо, начало документа нужно оформлять определенным образом. Сперва идет обращение к конкретному получателю или группе лиц, которые отвечают за адресованные им вопросы. Нередко люди не указывают имя человека, к которому обращаются, и это неправильно. Иногда это вводит получателя в заблуждение. Чтобы этого не произошло, нужно указывать всех поименно.

Казалось бы, очевидно, однако стоит напомнить, что нужно тщательно проверять грамматику и пунктуацию перед отправкой письма. Посмотрите, не перепутали ли вы имена, не сделали ли ошибку в написании имени, правильно ли расставили запятые при обращении. Случайная опечатка может создать о вас негативное впечатление.

9. Время отправки писем

Письма следует отправлять исключительно в рабочее время. В противном случае можно создать определенные неудобства получателю:

  • звуковое оповещение может помешать ему во время отдыха;
  • письмо, пришедшее в неурочный час, может вызвать раздражение, ведь многие находят это неприемлемым;
  • письмо, отправленное, допустим, в выходные, может просто потеряться среди множества других писем.

Если вы написали сообщение поздно вечером в пятницу и боитесь забыть отправить его вовремя утром в понедельник, просто настройте автоматическую отправку в определенный день и час. В настройки всегда можно внести правки.

10. Не нужно писать отдельное письмо, чтобы сказать «спасибо» или «пожалуйста»

Если вы получили полезное деловое письмо, «спасибо» говорить совсем необязательно. Точнее посылать целое письмо ради одного слова благодарности не нужно. Этим вы отвлекаете собеседника: ему приходится открывать ваше сообщение, тратя на это какое-то время. Кроме того, этим действием вы заполняете паку «Входящие» в его почте в его почте, что затрудняет поиск нужной информации в ней. Если есть желание поблагодарить за что-то, лучше сделать это в следующем полноценном письме.

11. Отсутствие приветствия

Любое письмо, деловое оно или личное, нужно начинать с приветствия. Это элементарное правило вежливости, о котором никогда не надо забывать. Конечно, нет смысла здороваться каждый раз, набирая сообщение, если вы ведете переписку в течение дня. Это нужно сделать один раз – посылая первое письмо или отвечая на первое сообщение собеседника.

12. Забудьте про «Доброе время суток»

Эта фраза, которая была в ходу лет пятнадцать назад, сегодня способна вызвать лишь недоумение. Обычные «Здравствуйте» или «Добрый день» будут куда уместнее независимо от того, когда получатель откроет письмо.

13. Сокращения и односложные ответы

Создавая деловое письмо, составление которого предполагает использование сокращений и аббревиатур, подумайте, насколько они уместны в конкретном случае. Их употребление допускается, если это в принципе распространено в вашей сфере, и собеседник совершенно точно поймет, что вы хотели сказать. В противном случае, лучше перестраховаться и писать слова полностью, чтобы не ставить получателя письма в неловкую ситуацию, и не тратить собственное время на последующую расшифровку написанного.

14. В деловой переписке юмору не место

Если мы говорим о строгой деловой переписке, то она исключает шутки и всевозможные метафоричные высказывания. Информация излагается в официальном стиле, четко и по делу.

15. Неуместное использование восклицательных знаков

Нет ситуации, в которой бы имело смысл поставить восклицательный знак вместо точки в официальном деловом письме. Его место – в художественных произведениях, которые передают всю палитру человеческих чувств и требуют использования всех возможностей письменного языка.

16. Caps Lock

Заглавные буквы используются только в начале предложения. Caps Lock всегда ассоциируется с криком, поэтому его использование в деловой переписке неуместно, ведь, как мы помним, она всегда имеет нейтральный тон.

17. Фраза «Заранее благодарю за ответ»

Писать «Заранее благодарю за ответ» не стоит. Это нельзя назвать каким-то страшным нарушением правил деловой переписки, однако такая фраза может восприниматься как своего рода манипуляция. Вы ставите человека в заведомо неловкое положение, заставляя его немедленно заняться вашим вопросом. Если вопрос требует срочного решения, лучше понятно и подробно описать собеседнику проблему и попросить о ее решении.

Итоговые рекомендации и секреты правильной деловой переписки

  • Четко излагать мысль и определять ответственных. Стоит избегать двусмысленных и «обтекаемых» формулировок, которые будут заставлять получателей додумывать и читать между строк. Не следует писать длинные письма.
  • Облегчать задачу получателя письма, конкретно формулировать варианты требуемых от него действий.
  • Заботиться об удобстве адресата. Сместите фокус внимания с той позиции, которая удобна вам, на позицию, удобную для получателя.

Не стоит забывать, что голосовые сообщения приемлемы далеко не для всех и не всегда. На практике это выглядит так, что человек разглагольствует около часа на вольную тему, когда письменно он бы изложил суть вопроса в трех, максимум четырех предложениях. Не забывайте учитывать интересы получателя сообщения, а не только свои собственные.

Помните, что любое отправленное письмо – это так называемая визитная карточка, характеризующая вас как делового человека, профессионала в выбранной области. Выглядеть достойно, вызывать уважение и доверие партнеров вам, безусловно, поможет соблюдение хорошего тона и деловой этики. Переговорам будет всегда сопутствовать успех, а их результатом станет эффективное решение любых поставленных задач.

Каждое взаимодействие, не важно, происходит ли оно при отправлении писем, в интернете, по телефону или путем личных переговоров, должно быть с соблюдением основных принципов:

  • взаимное уважение оппонентов друг к другу и занимаемым ими позициям;
  • внимание и уважение к деловым интересам оппонента;
  • обязательное соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении любых задач превыше всего.

Соблюдение несложных правил деловой переписки поможет также экономить ценное время и избежать ряда проблем, о которых мы говорили выше.

Оцените статью
Юриспруденция
Adblock detector